Oktober 2018 påbegyndte Midtfjord Agro deres digitale rejse mod mindre papirspild og forenklede arbejdsgange. Et ønske, der længe havde været blandt andre hos Birgit Henningsen, økonomi, da de fik implementeret Document Capture.
Et tillægsmodul til DSM-løsningen, der gør hverdagen lettere for hele organisationen.
Document Capture
Med Document Capture fra Continia kan du automatisere håndtering af dokumenter - fra modtagelse og registrering af et dokument til godkendelse, bogføring og til sidst søgning af dokumenter fra det digitale arkiv. Læs mere om Document Capture
Manglende overblik i hverdagen
Beslutningen om at investere i Document Capture havde været nogle år undervejs. Ikke fordi det ikke gav mening for Midtfjord Agro, men fordi prisen synede for høj i forhold til den værdi, løsningen kunne bringe. De havde oprindeligt fået fremlagt Document Capture ved overgangen til DSM i 2015, men dengang mente de at det var for mange penge. Først da Casper Larsen, indehaver, overtog virksomheden i 2017, begyndte overvejelserne igen at rumstere.
Spørgsmål som "hvor meget tid bruger du nu" og "hvor meget tid kan du spare" kombineret med en udregning af timepris på de enkelte opgaver, blev i sidste ende startskuddet til en nyere og mere digitaliseret tilgang til tingene i virksomheden.
Og spørger du Birgit i dag, er hun ikke i tvivl om, hvorfor valget om at investere i Document Capture blev realiseret: "Du har overhovedet ikke overblik uden. Efter en ferie kunne der godt ligge 100 fakturaer, som du ikke anede, om de var forfaldne eller ej. Så fik vi Document Capture. Der var jo ikke færre fakturaer, men et klik i forfaldsdato, og så kunne du jo se, at hvis de der 20 blev lavet, så havde du ro i en uge. Det var ikke så stressende at komme tilbage fra ferier, idet man lynhurtigt kunne danne sig overblik over, om det var forfaldet eller ej. Så det gav et enormt godt overblik over, hvad der var."
Letter arbejdsgange i hverdagen
Med et lynhurtigt overblik, er arbejdsgangene i Midtfjord Agro også betydeligt forbedret. Ikke kun for de økonomiansatte, som i særdeleshed mærker forandringen, men også i den resterende del af organisationen. Kombinationen af digitalisering og automatisk kobling af købsordrer med salgsordrer, gør det nemt for medarbejdere at undgå fejlindtastninger på priser, varenumre mv.
Som Birgit fortæller, kunne de ikke tilgå denne slags information, bredt i virksomheden, før Document Capture blev implementeret. I hvert fald ikke uden lange papirstier foran sig.
"Mine kollegaer kan hurtigt gå ind i købsfakturaer og se, om fakturaen er kommet med de stumper, der lige er kommet hjem." Hvilket gør sig særligt nyttigt ved bestemmelse af salgsprisen på nyindkomne stumper og dele. Netop fordi det uden fakturaen er svært for en sælger at vurdere, hvad kunden skal give for en given stump eller del.
Frigivelse af medarbejderressourcer
Noget af det mange kunder frygter ved implementering af Document Capture, er særligt frygten for at skulle fyre "Gitte" i bogholderiet. Den frygt har dog aldrig hjemsøgt Midtfjord Agro: "Det har ikke været en frygt i Midtfjord Agro. Fordi vi manglede jo nok noget mandskab. Vi har fået frigivet nogle ressourcer på denne her måde." Og med de ressourcer i spil giver det mere luft til andre opgaver, som oprydning og vedligeholdelse af butikken samt optælling m.m.
Den automatiserede tilgang til håndtering af bilag, har gjort dagligdagen nemmere for Birgit. "Det gør ingenting at der ligger 100 fakturaer, hvis du ved at du kan starte fra en ende og så er det hele bare bogført. Men ligger der 100 fakturaer og halvdelen skulle være betalt, så er du jo håbløs bagud. Så vil alt blive lappeløsninger. Som det er nu, kan du sige, nu skal vi have lavet det her og det her, fakturaen ligger, fordi der ikke er noget hast."
Med andre ord - det er blevet nemmere at prioritere arbejdsopgaverne og al stress der førhen fyldte efter blandt andet ferier, er nu fjernet.
Og til frygten om at fyre "Gitte" har Birgit en klar holdning: "Det kommer an på hvad Gitte skal lave for Gitte kan godt bogføre det her. Hvis du kan spare en lønning og betale det halve for DC skal du ikke bekymre dig om det. Ellers var der også nogle andre funktioner du kunne få lavet noget bedre og gøre brug af Gitte her."
En slags katalog
På mange måder kan Document Capture sammenlignes med en slags katalog. Et opslagværk.
Noget Birgit også benytter i sin funktion. "Det er et godt værktøj, som gør at vi kan finde tilbage. Finde dokumentation for alting. Købspriser, udstyr på maskiner, maskinfaktura, alt". Dét hun slår bedst på er hele tanken om at kunne søge sig frem til informationer om sælgere, der har været kontakt til i tidligere købssituationer med leverandører. "Har vi købt reservedele til en kunde, og behov for at se, hvor det nu var vi købte den reservedel, kan du gå tilbage i systemet og finde lige præcis sted, sælger og andre vigtige oplysninger." En funktion der sparer tid fordi hele baggrundshistorien er på plads fra første opkald til den pågældende sælger.
Document Capture har ikke bare løftet Midtfjord Agro med på den nødvendige digitale rejse, der nu er ved at udfolde sig. Det har lettet hverdagens arbejdsopgaver for hele organisationen.
"Nu bliver det jo et krav at det er digitaliseret, så det er jo fedt at vi er i gang".
Fakta om Midtfjord Agro
Midtfjord Agro blev grundlagt i 2005 og det var en fusion mellem to maskinhandlere i Løgstør.
Produktsortimentet består af kendte mærker som Deutz-Fahr, Kuhn, Stihl, Polaris, Ferris og Simplicity.
Beskæftiger 22 medarbejdere
