Jonas Johansson, co-owner and sales manager at Staffans Maskin.

Staffans Maskin skifter til DSM med minimale forberedelser

10. november 2020

Staffans Maskin i Sverige tog i foråret 2020 beslutningen om at skifte til DSM. Selvom systemet efter planen først skulle implementeres i efteråret, accelererede COVID-19-pandemien uventet tidslinjen. Med kun et par ugers forberedelse gik skiftet i gang i slutningen af april.

"Vi troede, at foråret ville blive stille, så vi kunne bruge tid på at implementere DSM. Men vi havde travlt i salg, og vi gik i luften næsten uden forberedelse."

Opstart af DMS med begrænset forberedelse

I begyndelsen af 2020 tog Staffans Maskin kontakt til JMA og begyndte at diskutere en overgang til DSM. Den oprindelige plan var at skifte til efteråret - men pandemien ændrede alt.

Jonas Johansson, salgschef, husker:

”Vi kom i kontakt med JMA og deres DSM-system i starten af 2020. Planen var at begynde overgangen til efteråret, men da alt var meget usikkert grundet pandamien, besluttede vi at gå videre med meget lidt forberedelse.

Vi havde planlagt lagerstatus i slutningen af april, så vi startede stort set skiftet til DSM på samme tid. Alt i alt havde vi mindre end en måned til at forberede os.”

Virksomheden havde tidligere brugt et andet ERP-system, men var stærkt afhængig af pen og papir. Digitale værktøjer blev primært brugt til at producere tilbud. Efterhånden som kundernes efterspørgsel efter e-fakturaer og PDF-filer steg, blev det klart, at det gamle setup ikke længere var holdbart.

Hvorfor DSM, og hvorfor JMA føltes som den rigtige partner

Jonas Johansson, salgschef hos Staffans Maskin, forklarer, hvorfor virksomheden valgte DSM — og hvad der overbeviste dem om, at JMA var den rigtige partner til en så stor omstilling:

"At skifte ERP-system er ikke en lille ting, det skal fungere på et personligt plan, og selve systemet skal opfylde vores behov.

Det, jeg kunne lide med det samme, var, at DSM er Microsoft-baseret, og at JMA har et stort udviklingsteam i Danmark. Det giver os en stærk integration med andre værktøjer, og det føles betryggende at vide, at de aktivt investerer i fremtiden.

Hvis du er vant til at arbejde i Microsoft Office-miljøet, føles mange ting velkendte - og der er masser af delte kommandoer med Excel.

På det personlige plan føltes det også rigtigt. JMA forstår vores branche, som jeg virkelig værdsætter, og lige så vigtigt: de mødte os på vores niveau og talte vores sprog.

Vi var allerede godt organiseret, men vi gjorde alt på vores egen måde - ret analogt. At tage springet til et fuldt digitalt system, der forbinder salg, reservedele og økonomi er et stort skridt.

Du skal have reel tillid til udbyderen, og det var præcis, hvad vi følte med JMA."

Support og fleksibilitet gjorde hele forskellen

Omtrent fem måneder efter skiftet til DSM reflekterer Andreas Johansson — medejer af Staffans Maskin og ansvarlig for logistik — over, hvad der fik overgangen til at fungere.

"Som Jonas sagde, er de bløde faktorer virkelig vigtige. Jeg plejede at tro, at ERP-systemer kun var for store virksomheder med flere brancher. Men JMA byggede en løsning omkring vores behov, og den passer perfekt til os.

Deres lydhørhed og støtte har været nøglen under denne overgang - og det er det, der fik alt til at køre så glat, som det gjorde.

Jeg vil også give en særlig ros til Inger Johansson, vores økonomichef, og Caroline Nilsson, som er ansvarlig for reservedele. Det har været en krævende proces, men de har håndteret det glimrende."

En digital opgradering af reservedele

Caroline Nilsson, der har arbejdet hos Staffans Maskin i over 10 år, er ansvarlig for reservedelslagre på tværs af lokationer og værkstedsdrift. Skiftet til DSM har allerede gjort en stor forskel - og fordelene vil kun vokse, efterhånden som de fuldfører overgangen.

"Vi plejede at gøre det meste manuelt, hvilket betød en enorm mængde papir - mapper og flere mapper. Nu, fem måneder efter, kan jeg allerede se store forbedringer, og endnu flere på sigt, når alt er fuldt implementeret.

Vi har et stort antal reservedele, der skal indgå i systemet, men når det først er gjort, vil det gøre tingene meget nemmere.

Vores mål er at have fuld kontrol over lagerbeholdningen mellem Horred og Kungälv, for at undgå at løbe tør for reservedele, og for at spare vores værkstedspersonale fra at løbe rundt og lede efter komponenter. Det vil også forenkle vores næste opgørelse.”

Caroline fremhæver også støtten fra JMA som en nøglefaktor i den glatte udrulning. Hun satte pris på, hvor lette de var at kontakte, hvor godt de tilpassede sig hendes måde at arbejde på, og konsistensen i at have den samme konsulent til de fleste problemstillinger.

Smartere salg med maskin tagging

Salgsteamet skulle også tilpasse sig nye arbejdsgange, men ligesom resten af forretningen så de hurtigt fordelene ved at have alt i ét system.

Jonas Johansson forklarer:

"Når det kommer til maskiner og udstyr, er maskin tagging funktionen et fantastisk værktøj. Vi tilføjer et tag med en kode, der viser alt, servicehistorik, kompatibilitet, priser og meget mere.

Vi har en masse udstyr her på vores Horred site. Hvis en kunde har besøgt og senere spørger om noget, er det ikke altid nemt at vide præcis, hvad de refererer til. Nu kan de sende os et billede af maskin tagget, og jeg kan øjeblikkeligt hente detaljerne og hjælpe dem.

Vores mål er, at alle reservedele med tiden også skal have stregkoder, så al den nødvendige information er tilgængelig.

Vi scanner også alle indgående leverandørfakturaer ved hjælp af Document Capture, så vi i DSM kan søge på nøgleord og hurtigt finde al prisrelateret info uden at grave i gamle ringbind. Det sparer enormt meget tid.”

Et spørgsmål om tillid for finans

Inger Johansson, økonomichef og mangeårigt ansat, mærkede forandringen mest akut:

"At skifte ERP-system er som at erstatte en persons nervesystem. I starten føltes det som at springe ud i det ukendte." Nu håndteres alle økonomiske processer i DSM. "Det er ikke længere frit fald," griner hun. "Mere som at hoppe ned af trapper på din numse."

Inger plejede at arbejde i to systemer; nu klarer hun alt i ét.

"Supporten har været enestående. Vi købte endda et ekstra års support og har ikke fortrudt det et sekund. Alle, jeg har talt med på JMA, har været professionelle og hjælpsomme."

Hun gestikulerer til en hylde bag hende: "Ser du de ringbind? Du kan se på farverne, hvor meget papir vi plejede at generere. Vi sparer så meget tid nu, og det betyder også penge."

Hun tilføjer: "Jeg bliver bedre og bedre til systemet, men nogle gange har jeg stadig brug for hjælp til ting, vi kun gør en eller to gange om året. Det er, når supporten virkelig er god."

Fakta om Staffans Maskin AB