Flextek om ERP-implementering: “Tid er den afgørende faktor”

 Da Flextek tog springet fra deres skræddersyede Navision-løsning til JMAs Dealer Service Management løsning (DSM), var de klar over, at rejsen ville blive både lang og krævende.

Men hvordan styrer man uden om de klassiske ERP-faldgruber? For CEO Lars Bjørn Pedersen er svaret lige så klart, som det er enkelt: Tid. “Det tager den tid, det tager”.

'1,5 år.' Så kort og præcist lyder hans bud på, hvor lang tid en ERP-implementering kræver. Netop denne realistiske tilgang har hjulpet Flextek med at navigere uden om de snublesten, som mange andre virksomheder ofte falder over.

Sådan undgik Flextek ERP-fælderne

Med en realistisk tilgang og stærk intern opbakning styrede Flextek sikkert uden om de typiske ERP-fælder. Det står i skarp kontrast til branchenormen, hvis man skal tro en artikel fra Metal Supply i december med overskriften 'Selv de store bliver ramt, når ERP-systemerne skiftes: Det koster mere, end man forestiller sig'. Artiklen beskriver ERP-implementeringer som tidskrævende, dyre og fulde af frustrationer – en oplevelse, der står i skarp kontrast til Flexteks erfaringer.

"Jeg kunne ikke lade være med at smile, da jeg læste artiklen i Metal Supply. Jeg kunne slet ikke nikke genkendende til det, de siger i artiklen.”

I modsætning til artiklens dystre billede undgik Flextek de største ERP-faldgruber. De har hverken sprængt budgettet eller haft behov for ekstra hænder undervejs.

"Hovedoverskriften i artiklen var, at det koster for meget. Men det er jo noget, man sætter penge af til. Jeg har prøvet at skifte ERP-system før ved to tidligere virksomheder. VI lavede et budget, lagde lidt på, og så gik vi lidt over – men stadig inden for skiven," forklarer han.

Der blev passet godt på medarbejderne

Flextek vidste allerede for 8,5 år siden, at deres skræddersyede Navision-løsning ikke ville kunne følge med fremtidens krav. Behovet for et nyt ERP-system var så åbenlyst, at det endda fremgik af stillingsopslaget, da Lars Bjørn Pedersen blev ansat som CFO for 8 år siden. Med denne indsigt i bagagen var det afgørende for Lars at sikre, at hele organisationen var med ombord fra dag ét.

”Alle, der ikke har prøvet det her før, vil undervurdere, hvor lang tid man skal forvente at præstere på 75 % af det niveau, man er vant til. Selv de mest basale opgaver kan pludselig føles svære – "i det gamle system var det jo bare en knap her!"'

Han ved, hvor vigtigt det er at støtte kollegaerne gennem omstillingsperioden og har selv set, hvor galt det kan gå, hvis nøglemedarbejdere ikke bliver passet på undervejs:

"I tidligere projekter har jeg oplevet, at nogle er gået ned med flaget. Det er hårdt både for personen og for virksomheden, der taber en nøglerolle. Det er vigtigt at passe på kollegaerne i processen. Man skal klart have en forståelse for, at ting tager tid, når alt er lavet om."

For at sikre, at hele organisationen var med ombord, inviterede Lars både service, salg og indkøb med til foranalysen sammen med JMA.

"Efter mødet satte vi os ned og kiggede hinanden i øjnene: 'Tror vi på, at det her kan gå? Det er én ting, hvad jeg synes. Det vigtigste er, at kollegaerne fik det under huden og ikke følte, at beslutningen blev truffet over hovedet på dem."

Konkrete resultater efter kun fem måneder

Allerede efter kun fem måneder med DSM begyndte Flextek at opleve konkrete fordele. Virksomhedens 20 teknikere kunne nu nemt tidsregistrere og dokumentere deres arbejde direkte fra telefonen – en markant forbedring i forhold til tidligere.

”Vi ser allerede tydelige resultater med Field Service Management, og vores teknikere mærker forskellen i hverdagen. Før skulle de først have computeren op, logge på VPN, åbne terminalen og starte Navision. Ofte blev det gjort på ugebasis. Nu gør de det faktisk dagligt”

Også billeddokumentationen er nu langt mere effektiv

”Før skulle vi sende billeder på mail til os selv og så logge på osv. Nu kan vi dokumentere på telefonen med det samme.”

Fremtidssikret - derfor valgte Flextek DSM-brancheløsningen

”Vi kom fra et system med en Navision der var skræddersyet til os og vores behov, men det var ikke alle, der ville integrere med vores gamle system. Det var uddateret og for specialiseret, hvorfor det blev for dyrt at udvikle kun til os.”

Valget af DSM var derfor ikke kun baseret på funktionalitet, men også på strategisk økonomisk fornuft og fremtidssikring. Med DSM får Flextek en brancheløsning, hvor udviklingsomkostningerne deles på tværs af sektoren, og hvor systemet kontinuerligt tilpasses nye behov.

"For os var det attraktivt, at dette er en brancheløsning, hvor man er kollektiv om at betale udgifterne. Vi skulle ikke opfinde den dybe tallerken selv – i vores gamle system skulle vi jo selv have startet helt fra bunden af."

Flextek ser ikke kun fordelene her og nu, men har også en klar vision for, hvordan DSM-løsningen vil udvikle sig i fremtiden. Systemets dynamiske natur betyder, at det løbende forbedres, hvilket giver Flextek en langsigtet konkurrencemæssig fordel.

”Man kan så klart drømme om plug-and-play, men vi vidste godt, at vi var blandt de første i vores branche med denne løsning. Når vi kigger 2 år tilbage, kan vi se, at der er kommet udvikling, som vi har ønsket. Løsningen er dynamisk, den flytter sig over tid”.

Strategiske valg skabte ekstra udfordringer

Selvom Flextek i dag nyder godt af DSM's mange fordele, var vejen dertil fyldt med udfordringer. Undervejs tog Flextek to strategiske valg, der gjorde implementeringen mere udfordrende:

"Vi valgte at skubbe implementeringen, og her fortalte Torsten Høst (projektleder hos JMA) os ærligt:

'Det kan vi godt, men så har I ikke de erfarne konsulenter tilgængelige. Så får I dem, der er ledige.' Derudover ville vi over på den nyeste DSM-version, og som en af de første fik vi selvfølgelig også de fejl, der følger med."

Selvom det blev en hård fødsel, mener Flextek det var den helt rigtige beslutning. Implementeringen har dog krævet ekstra tid og ressourcer:

"Vi har betalt med vores tid og har arbejdet både aftener og weekender. Man kan ikke sætte en ekstern ressource på det her, man skal have nogen, der har forståelse for forretningen. Så jeg kan godt forstå, det går galt for dem, der gør det anderledes."

 Fremtiden ser lys ud

Efter en følelsesmæssig rutsjetur er Flextek nu godt på vej mod en stabil og effektiv hverdag.

"Det er en pukkel, man skal over. Først er man glad for at være klar til drift, så vokser frustrationen, når det går live, og alt pludselig revner. Nu er vi nede på et overkommeligt niveau af fejl der opstår, og der er ingen gentagende fejl. Det er nemt nok at teste i et trygt miljø, men det er først i hverdagen, man ser, hvor det halter."

Torsten fra JMA har spillet en vigtig rolle i at fastholde optimismen og holde projektet på sporet:

"Han har været pædagogisk og god til at italesætte, når vi har været frustrerede: 'I er jo et godt sted, hold fast.' Han har også været god til at hjælpe os med at prioritere. For eksempel at vente med at implementere CRM. Havde vi kørt CRM ind også, så havde det fejlet fuldstændigt."

Lige nu kan det føles, som om alt var nemmere i gamle dage, men Lars er sikker på, at DSM med tiden vil give dem den samme tryghed.

"Det er klart en opadgående kurve, og vi tager det stille og roligt. Der er små tilretninger, og der opstår ikke så mange nye ting. Det er ting, vi savner, som enten bliver rettet, udviklet, eller hvor vi må lære at leve med dem."

Når DSM er fuldt implementeret, er han sikker på at løsningen vil kunne rumme hele forretningen:

"Om 1,5 år har vi en ERP-løsning, der kan rumme hele vores forretning. Vi får også CRM i løbet af 2025, som vi aldrig har haft før."

Selvom Lars er optimistisk omkring fremtiden, tager han én ting ad gangen:"

"Nu skal vi lige puste ud. Hverdagen fungerer, og det kommer til at virke. Det tager den tid, det tager." 

Fakta om implementeringen af DSM

Projektstart: september 2024
Flextek er: 9 måneder inde i projektet
Forventet færdiggørelse: Forår 2026
Tidligere system: Skræddersyet Navision-løsning
Årsag til skiftet: Det gamle system var blevet for specialiseret og dyrt at vedligeholde alene, med få eller ingen integrationsmuligheder til moderne løsninger. Med DSM får Flextek en fremtidssikret brancheløsning, hvor udviklingsomkostningerne deles, og som kan vokse i takt med virksomheden.

Om Flextek

Flextek er specialister i automatisering og maskinteknologi til dansk industri. Som eneforhandler af Okuma og andre førende mærker leverer Flextek løsninger inden for bearbejdningsmaskiner, robotter og produktionsudstyr.

Flextek kombinerer avanceret teknologi med mere end 75 års erfaring og en dyb forståelse for produktionsindustriens udfordringer. Virksomheden er kendt for sin høje kvalitet, pålidelige service og evnen til at tænke innovativt, når det gælder optimering af kundernes produktionslinjer.

Virksomheden tilbyder rådgivning, salg, installation og service med fokus på at optimere produktionen og sikre høj oppetid. Med 20 serviceteknikere dækker Flextek hele landet og leverer hurtig og pålidelig support til deres kunder

Besøg Flexteks hjemmeside