Datamigrering er mere relevant end nogensinde

Opkøb og sammenlægninger fylder i maskinbranchen, og når virksomheder skal samles, skal store mængder data ofte flyttes eller forenes. Det kan lyde enkelt, men når forskellige måder at organisere kunder, varer, leverandører, lager og økonomi mødes, bliver kompleksiteten hurtigt tydelig.

JMA-konsulenterne Flemming Lilleør og Thomas K. Eriksen har arbejdet med en lang række datamigreringer og konverteringer. Her deler de deres erfaringer og vigtigste råd.

Hvornår bliver datamigrering aktuelt?

Datamigrering kan være aktuelt ved et ERP-skifte, men også ved opkøb og sammenlægninger, hvor data fra forskellige virksomheder og systemer skal samles.

Her skal virksomheden blandt andet tage stilling til:

• Hvilken struktur skal bruges til varer og varegrupper?
• Hvordan skal leverandører håndteres?
• Hvilke økonomiske værdier skal videreføres?
• Hvordan håndteres forskellige arbejdsgange?

Det er derfor vigtigt at få de rette nøglepersoner med tidligt i processen.

Dårlige data flytter med

Et ERP-system er afhængigt af de data, der ligger i det. Hvis dataene er mangelfulde eller inkonsistente før en migrering, bliver de ikke automatisk bedre af at komme over i et nyt system.

I en maskinforretning kan det eksempelvis være kunder, der er oprettet flere gange under forskellige navne. Det kan være felter, som gennem årene er blevet brugt til noget andet end det oprindelige formål. Eller maskindata, hvor serienumre, konfigurationer eller servicehistorik mangler.

Det samme gælder varedata. Gamle varenumre og varer, der ikke længere bruges, kan stadig ligge i systemet. Varegrupper kan være opbygget forskelligt, og leverandører kan være registreret efter forskellige principper.

Derfor bør datamigreringen begynde med en gennemgang af de eksisterende data – ikke med selve flytningen.

Skal alt virkelig med?

Et naturligt ønske ved starten af en migrering er at få så meget som muligt med over i det nye system. Men jo mere data der skal migreres, desto større bliver opgaven.

Derfor er et af de vigtigste spørgsmål ikke kun: Hvad kan vi flytte?  Men også: Hvad har vi faktisk brug for at flytte?

Historiske data kan selvfølgelig være nødvendige af både forretningsmæssige og lovgivningsmæssige årsager. Men det betyder ikke nødvendigvis, at alt skal migreres på samme måde eller være en del af den daglige struktur i det nye system.

“Kunder siger ofte i starten, at de gerne vil have alt med. Men det vigtigste spørgsmål er: Hvad har I faktisk brug for?”
- Flemming Lilleør, konsulent, JMA

Det kræver, at virksomheden tager stilling til sine data inden migreringen:

• Hvilke kunder er stadig relevante?
• Hvilke varer og varenumre skal med videre?
• Hvilke historiske data skal bevares?
• Og hvilke data skal ryddes op eller struktureres anderledes?

Det kan være et stort arbejde. Men oprydningen bliver ikke mindre nødvendig af at vente med den til efter migreringen. 

Når to virksomheder bliver til én

På overfladen kan to virksomheder se ud til at arbejde på samme måde. Men når man går ned i systemerne, viser forskellene sig ofte. Den ene virksomhed kan eksempelvis have 38 varegrupper, mens den anden har 12. Det betyder ikke nødvendigvis, at den ene struktur er rigtig og den anden forkert – men virksomheden skal beslutte, hvilken struktur den vil arbejde videre med.

Det samme kan gælde kunder, leverandører, lager, økonomi og arbejdsgange.

“Når to virksomheder skal lægges sammen, tror man ofte, at man arbejder på samme måde. Men når vi går ned i data og processer, ser virkeligheden som regel anderledes ud.”
- Thomas K. Eriksen, konsulent, JMA

En migrering bliver dermed også en anledning til at stille spørgsmål, som måske ikke tidligere har været nødvendige: Hvordan vil vi arbejde fremover? Hvilke processer skal være fælles? Og hvilke data og strukturer skal understøtte dem?

Processerne skal på plads før systemet

Et ERP-system understøtter virksomhedens processer, men det kan ikke alene beslutte, hvordan virksomheden bør arbejde.

Hvis forskellige afdelinger eller lokationer registrerer de samme oplysninger på forskellige måder, vil den forskel følge med ind i det nye system, medmindre man tager stilling til den.

Derfor handler forberedelsen også om at aftale fælles spilleregler:

• Hvilke data er obligatoriske?
• Hvordan oprettes en ny kunde?
• Hvordan struktureres varer og maskiner?
• Hvem har ansvaret for at vedligeholde oplysningerne?

De beslutninger bør træffes og dokumenteres, før den endelige migrering gennemføres.

De rigtige mennesker skal med

Datamigrering er ikke en opgave, som IT eller ERP-leverandøren kan løse alene. Konsulenterne forstår systemet og sammenhængen mellem dataene, men virksomheden har den nødvendige viden om, hvad dataene betyder i praksis.

Derfor skal de rette nøglepersoner med i processen – eksempelvis medarbejdere fra lager og økonomi, der forstår dataene og har mandat til at træffe beslutninger. Samtidig er det vigtigt at dokumentere undervejs: Hvad er besluttet? Hvem gør hvad? Og hvad skal være på plads inden næste fase?

Lav en generalprøve før den rigtige migrering

Selv med grundig forberedelse bør den første konvertering ikke være den endelige.

Hos JMA gennemfører vi derfor en generalprøve på en kopi af systemet før den egentlige konvertering. Data indlæses, og resultatet gennemgås: Er oplysningerne kommet rigtigt med? Stemmer værdierne? Hvor lang tid tager konverteringen? Og er der noget, der skal ændres inden den endelige migrering?

Herefter skal kunden validere dataene og kontrollere, at resultatet stemmer med det forventede.

Generalprøven giver mulighed for at finde fejl og uklarheder, mens der stadig er tid til at rette dem. Den giver samtidig et bedre grundlag for at planlægge den endelige overgang. Store datamængder og komplekse sammenhænge betyder dog, at både JMA og kunden fortsat skal kontrollere og validere resultatet.

Datakvalitet bliver endnu vigtigere med AI

Der er også en anden grund til, at gode data får stadig større betydning: AI. Moderne ERP- og DMS-løsninger får flere AI-funktioner og AI-agenter, der kan arbejde med virksomhedens egne data. Men kvaliteten af resultaterne afhænger af det datagrundlag, AI'en arbejder med.

Hvis maskinhistorikken er mangelfuld, kunder findes flere gange i systemet, eller oplysninger registreres forskelligt fra afdeling til afdeling, bliver det vanskeligere at få pålidelige resultater.

En datamigrering handler derfor ikke kun om at få et nyt system til at fungere her og nu. Det er også en mulighed for at skabe et bedre datagrundlag for de funktioner og arbejdsprocesser, virksomheden vil tage i brug fremover.

Datamigrering kræver samarbejde

En vellykket datamigrering handler i sidste ende ikke kun om teknologi. Den kræver forståelse for data, processer og økonomi – men også projektstyring, dokumentation og klare beslutninger.

ERP-leverandøren kan rådgive, udfordre og hjælpe virksomheden gennem processen. Men virksomheden skal selv tage stilling til, hvordan den vil arbejde fremover, og hvilke data den har brug for.

Det er netop derfor, samarbejdet mellem konsulenterne og virksomhedens nøglepersoner er så vigtigt.

At rydde op før en migrering kræver tid og ressourcer. Til gengæld giver det mulighed for at starte i det nye system med et langt bedre fundament – i stedet for blot at flytte gamle problemer med over i en ny løsning.

Står I over for en datamigrering?

Skal I skifte ERP-system, sammenlægge virksomheder eller samle data fra flere systemer? En god migrering begynder med at få overblik over data, processer og de beslutninger, der skal træffes.

Tag fat i JMA, hvis I vil drøfte, hvordan I bedst forbereder jeres datamigrering. 
Book et møde med Stefan