- det handler også i høj grad om mennesker. Uanset om der er tale om en virksomhed med få eller mange ansatte, vil det påvirke hele organisationen.
Referencehistorie fra Häggbergs AB i Sverige
Det kræver en investering at få bedre styring af virksomheden, mere effektive arbejdsgange og værktøjer til mere hensigtsmæssig drift - ikke bare i penge, men også i forandrede procedurer og i nye måder at arbejde sammen på.
De fordele, som et nyt administrativt IT system giver, har en pris - naturligvis. At systemet er et unikt system specielt udviklet til branchen gør ikke prisen mindre, men derimod udbyttet større.
Hvorfor vil vi have et nyt ERP-system?
Man bør således altid gøre sig klart, hvad man vil opnå med at investere i et IT system - uanset om det er virksomhedens første IT system eller om det er udskiftning af et eksisterende. Hvis man har styr på sine succeskriterier, har man efterfølgende mulighed for at vurdere om det har været investeringen værd. Man har noget at holde resultatet op imod. Det er derfor vigtigt at gøre sig overvejelser om, hvad man ønsker at opnå med investeringen.
Eksempler på succeskriterier
- Forenkle arbejdsgange
- Forøge faktureringsgrad
- Forøge overblik over maskinlager, transaktioner og reservedelslager
- Sikre bedre rapportering til ledelsen
- Mere moderne værktøjer
- Mulighed for hjemmearbejdsplads
- Øge integration til leverandører/betalingstjenester etc
Det er vigtigt, at succeskriterier formuleres så operationelt og konkret som muligt, så man efterfølgende let kan måle på, om målet er nået.
Hvilke rutiner skal laves om?
Motivation
Det er af stor betydning for projektets succes, at alle involverede medarbejdere er med i processen - gerne helt fra tidspunktet, hvor beslutningen træffes. Det er medarbejdernes ejerskab og motivation, der er afgørende for, hvorvidt projektet bliver en succes. Et nyt smart ERP-system er ikke smart, hvis ikke det bliver brugt.
Hvordan sikrer vi, at medarbejderne er positive overfor forandring i netop deres rutiner? Hvilke udfordringer vil medarbejderne møde og hvilke grunde vil de eventuelt have til at modarbejde forandringerne?
Hvis eksempelvis værkføreren ikke er motiveret for anvendelse af IT, kan det være en fordel at udnævne en anden fra værkstedet til at være superbruger for den afdeling.
Forandringsledelse
Det kan være afgørende at få talt med alle medarbejdergrupper og give dem mulighed for at udtrykke, hvad de gerne vil opnå med skiftet til det nye IT-system, eller om de har særlige forhold, der ønskes taget hensyn til. På den måde vil de være motiverede for at tage ejerskab for det arbejde, der skal gennemføres.
For ikke at skabe splittelse i medarbejderstaben, er det vigtigt at få delagtiggjort alle på lige fod, så alle har mulighed for at forholde sig til de mål, der skal nås med det nye system.
Information
Tydelig ansvarsfordeling mellem projektleder, superbrugere og brugere er vigtig. Det kan have en motiverende effekt på medarbejderne, hvis tidsplanen med opgaver og datoer er gennemgået med hvert enkelt punkt i planen og medarbejderne skal informeres løbende om, hvor langt man er i processen. Det er vigtigt at fejre de opgaver, som er løst og det, der er gået godt. Den tid, der bruges på god organisering, kommunikation og motivation - samt grundige møder med leverandøren, er godt givet ud.
Hvordan skal forandringerne implementeres?
Det er vigtigt, at personalet bliver uddannet i brugen af det nye IT system. I forbindelse med leverandørens anbefalede kursusmængde ses det ofte, at kundens beslutningstagere vil blive negativt motiveret for købet, hvis der fremlægges et omfattende uddannelsesforløb. Derfor sker det ofte, at uddannelse underestimeres og resultatet heraf kan blive umotiverede brugere, utilfreds ledelse, udskældte leverandører, ineffektivt brug af systemet og ringe motivation. Udbyttet af investeringen risikerer at blive for ringe.
Det kan selvfølgelig ikke lade sig gøre, at medarbejderne lærer alt om systemet ved ibrugtagning. Man husker maksimalt 30% af det, man har lært. Først når man har anvendt systemet i nogen tid, er de fleste i stand til virkeligt at tage imod læring.
Vi anbefaler, at I overvejer følgende elementer af uddannelse:
- Prøvekonvertering med afprøvning af de væsentligste daglige procedurer
- Grundkursus for alle medarbejdere
- Konsulentassistance ved driftsstart
- Konsulentassistance ved de første periodeafslutninger
- Opfølgende uddannelse efter 3-6 måneder
- Løbende efteruddannelse
Revisorbistand?
Det er en god ide, at etablere kontakt mellem revisor, bogholder/økonomichef og IT leverandør tidligt i projektforløbet. Det er vigtigt, at der er indgået et godt samarbejde, når der skal drøftes ændringer i kontoplan, rapportering, lager og afskrivninger. Det kan medvirke til, at der ikke følger en lang periode med uhensigtsmæssige bogføringer, som efterfølgende vil være tidskrævende at rette op på.
Hvad kan maskinhandleren forvente af IT leverandøren?
Leverandøren udpeger en projektleder, som
- udarbejder projektplan
- styrer planer og afvigelsesrapporteringer
- informerer maskinhandleren om forløbet
- fakturerer løbende
- koordinerer opgaver og ressourcer
Leverandøren arbejder for, at maskinhandleren når de mål, der er sat for projektets gennemførelse.
Hvad forventer IT leverandøren af maskinhandleren?
Maskinhandleren:
- nedsætter en projektorganisation med klare opgave- og ansvarsfordelinger
- finder de rette personer til at være projektleder og superbrugere
- projektleder involverer og informerer medarbejderne løbende
- afsætter de nødvendige ressourcer i form af tid og penge
- involverer revisor
- accepterer, at implementering af nyt IT system er 80% organisation og 20% teknologi
- accepterer, at et nyt IT system er hårdt arbejde og frustrationer
- er villig til at tackle de konflikter, der måtte opstå
