JMA A/S, den 25. maj 2018
Som led i vores opfyldelse af den indgåede aftale mellem dig som kunde og/eller bruger og JMA A/S, CVR-nummer 26 18 33 67, indsamler vi personoplysninger om dig.
Nedenfor beskrives JMAs retningslinjer for behandling af personoplysninger i forbindelse med opfyldelse af indgåede aftaler.
Mange af de personoplysninger, som JMA indsamler er kontaktoplysninger, som vi er nødt til at registrere for at kunne supportere vores kunder.
Hvilke personoplysninger indsamles
Vi registrerer dine almindelige kontaktoplysninger, når du eller din arbejdsgiver indgår en aftale med os. Det er primært oplysninger som navn, telefon- og mobiltelefonnummer, e-mail og stillingsbetegnelse.
De personoplysninger, som vi indsamler, bruges til at identificere dig som kunde og/eller bruger og levere de services, du i henhold til aftalen er berettiget til. Personoplysningerne opbevares i vores Microsofts Dynamics NAV system, som benyttes til at håndtere rigtig mange af de rutiner, der skal til for at leve op til de nye GDPR krav. Microsoft Dynamics NAV prioriterer it-sikkerheden og Microsoft har forpligtet sig til at følge GDPR.
Sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om vores behandling af personoplysninger håndteres forsvarligt og under hensyntagen til dine rettigheder som kunde og/eller bruger.
Du kan tilgå de oplysningerne, som vi har registreret på dig via kunde-webportalen på www.jma-forum.dk, som du får adgang til, når vi har registreret din e-mail.
Hvor længe opbevarer vi personoplysninger
Hvor længe vi opbevarer personoplysninger afhænger af, hvor længe din aftale med os løber.
Når du køber en vare eller ydelse hos os, har vi brug for dine personoplysninger som dokumentation, indtil den leverede vare eller ydelse er leveret og betalt og en eventuel fortrydelsesfrist er udløbet.
Under det løbende aftaleforhold arkiveres de oplysninger, vi har indsamlet vedrørende dig som kunde og/eller bruger i vores IT-system. Ophører aftaleforholdet vil dine personoplysninger som udgangspunkt efter gældende regler blive opbevaret af os i en periode på 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Hvis aftalen eksempelvis er ophørt maj 2017, er vi efter gældende regler forpligtet til at opbevare oplysningerne indtil tidligst udgangen af juni 2022, da vores regnskabsår slutter 30. juni. Når personoplysningerne ikke længere er relevante, og vi ikke er forpligtet til at opbevare dem, vil alle personoplysninger vedrørende dig som kunde og/eller bruger blive slettet.
Hvad bruger vi personoplysninger til
De personoplysninger, vi indsamler om dig som kunde og/eller bruger i forbindelse med opfyldelse af vores aftale, bruges først og fremmest til almindelig kundeadministration, herunder eksempelvis til opfyldelse af den indgåede aftale, levering af varer og/eller ydelser, support samt fremsendelse af faktura.
Oplysningerne vil som udgangspunkt ikke blive videregivet til tredjepart. Imidlertid kan dine almindelige kontaktoplysninger videregives til vores samarbejdspartnere, såfremt vi har brug for deres hjælp til opfyldelse af aftalen.
Anden videregivelse tillades kun, såfremt gældende lovgivning undtagelsesvis tillader videregivelse af personoplysninger.
Kunde-webportal
Da du som kunde og/eller bruger har ret til indsigt, berigtigelse og sletning af egne persondata, har vi i JMA oprettet en kunde-webportal, hvor du har mulighed for selv at udføre disse rettigheder.
På kunde-webportalen har du mulighed for følgende:
- Retten til indsigt i dine personoplysninger
- Du har som kunde og/eller bruger hos os ret til at få vores bekræftelse på, om personoplysninger vedrørende dig selv behandles og i givet fald få adgang til de registrerede personoplysninger.
- Du er tillige berettiget til at anmode og modtage personoplysninger om dig selv, som du har afgivet til os (dataportabilitet). Du er endvidere berettiget til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.
- Retten til berigtigelse af dine personoplysninger
- Du har via JMAs kunde-webportal mulighed for at rette urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os uden unødig forsinkelse. De oplysninger, du ændrer via web-portalen, vil blive overført til vores Dynamics NAV system.
- Retten til sletning af dine personoplysninger
- Du kan bede om at få personoplysninger om dig selv slettet af os uden unødig forsinkelse, hvis vi ikke fortsat har en legitim interesse i at opbevare dine personoplysninger.
- Vi vil dog gerne gøre opmærksom på, at såfremt vi i henhold til gældende lovgivning er forpligtet til at opbevare oplysningerne, så kan du ikke kræve, at dine personoplysninger slettes.
Ændringer i behandlingen af personoplysninger
Vi forbeholder os ret til at opbevare og ændre disse retningslinjer for behandling af personoplysninger. Ændres retningslinjerne rettes datoen for retningslinjernes seneste opdatering. Disse retningslinjer bliver evalueret og om nødvendigt en gang årligt.
I tilfælde af væsentlige ændringer i forbindelse med opfyldelsen af vores aftale vil vi give dig besked i form af et tillæg til vores aftale.
Såfremt du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger kan dette ske til:
Datatilsynet
Borgergade 28
51300 København K
Telefon: 33 19 32 00
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
